Privacy statement

Wet op de Privacy Fotografieclub-BGC

FOTO'S VAN PERSONEN

Onder de nieuwe wet worden afbeeldingen van personen ook als persoonsgegevens geïnterpreteerd. Dat betekent dat als een persoon herkenbaar op een foto staat, deze persoon toestemming zou moeten geven voor publicatie van de foto. Hoewel daar uitzonderingen op mogelijk zijn (denk aan journalistieke producties) wordt niettemin aangeraden om foto's met herkenbare derden die geen toestemming hebben gegeven voor publicatie, te plaatsen op een besloten deel van de website.

De regels over het maken van een foto zijn niet gewijzigd onder de nieuwe wet. Pas bij publicatie (op website, in boek en dergelijke) spelen regels over copyright, portretrecht en dergelijk een rol. In dit verband wordt aanbevolen het boekte Straatfotografie – over gedrag en wat er mag, te verkrijgen bij Dupho.

Privacyreglement

VERENIGING FOTOGRAFIECLUB-BGC (Hierna te noemen FOTOGRAFIECLUBBGC)

Algemeen
Het bestuur van de FOTOGRAFIECLUB-BGC hecht veel waarde aan uw privacy en vindt het van groot belang dat de Persoonsgegevens, die door de FOTOGRAFIECLUB-BGC worden verzameld en verwerkt, zo goed mogelijk worden beschermd. FOTOGRAFIECLUB-BGC is verplicht om zorgvuldig en veilig, proportioneel en vertrouwelijk om te gaan met het verzamelen, bewaren en beheren van Persoonsgegevens van Betrokkenen. Dit Privacyreglement is van toepassing op alle Verwerkingen van Persoonsgegevens binnen de FOTOGRAFIE-CLUB-BGC. Voor vragen over dit Reglement of als u een klacht hebt over de wijze waarop de FOTOGRAFIECLUB-BGC met uw gegevens omgaat kunt u contact met ons opnemen. U vindt de contactgegevens op de website.

Website
De FOTOGRAFIECLUB-BGC is aangesloten bij de Fotobond. De FOTOGRAFIECLUB-BGC deelt uit hoofde van een statutaire plicht persoonsgegevens met de afdeling BRABANT-OOST en de Fotobond via de website van de Fotobond. Het privacyreglement van de Fotobond is hierop van toepassing.

Doel van het privacyreglement
Dit privacyreglement is een verdieping van het privacybeleid, dat is vastgesteld door het bestuur van FOTOGRAFIECLUB-BGC en beschrijft hoe FOTOGRAFIECLUB-BGC omgaat met de privacy van betrokkenen.
Dit privacyreglement kan van tijd tot tijd worden aangepast om bijvoorbeeld in lijn te blijven met de geldende wet- en regelgeving of aanpassingen in de werkwijze van de FOTOGRAFIECLUB-BGC. Dit privacyreglement beschrijft de Verwerking van Persoonsgegevens door de FOTOGRAFIECLUB-BGC, de doeleinden van de gegevensverwerking door de FOTOGRAFIECLUB-BGC, het gebruik van ‘cookies’ op de website en hoe u uw rechten ten aanzien van uw Persoonsgegevens kunt uitoefenen.
Als u deze website bezoekt of Lid bent van de FOTOGRAFIECLUBBGC, kan de vereniging gegevens van u verwerken. Dit gaat om gegevens die u invult bij een inschrijfformulier, een mail die u verstuurt via de site, gegevens over leden enz. In het kader van deze Verwerkingen waarborgt en respecteert de FOTOGRAFIECLUBBGC uw privacy, onder andere door naleving van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en het privacybeleid zoals deze door de FOTOGRAFIECLUB-BGC zijn opgesteld. Dit houdt in dat uw persoonsgegevens slechts gebruikt worden voor zover dat verenigbaar is met de doeleinden zoals uiteengezet in dit reglement, uw Persoonsgegevens door de vereniging beschermd worden en u bepaalde rechten kunt uitoefenen ten aanzien van uw Persoonsgegevens.

Begrippen
In het reglement komen een aantal begrippen voor, die hieronder worden beschreven.
- De wet: de Algemene Verordening Gegevensverwerking (AVG);
- Het privacyreglement: dit reglement;
- Verantwoordelijke: De FOTOGRAFIECLUB-BGC;
- Beheerder: de secretaris van de FOTOGRAFIECLUB-BGC;
- Webmaster: de persoon die namens de FOTOGRAFIECLUB-BGC, de website beheert.
- Verwerker: De vereniging die Persoonsgegevens verwerkt ter uitvoering van een overeengekomen taak ten behoeve van de Verantwoordelijke, zonder aan zijn rechtstreeks gezag te zijn onderworpen. Hiermee worden de Afdeling BRABANT OOST en de Fotobond bedoeld, die gebruik maken van de Persoonsgegevens, die door FOTOGRAFIECLUB-BGC zijn gedeeld via de Fotobond ledenadministratie;
- Betrokkene: degene op wie een Persoonsgegeven betrekking heeft;
- Gebruiker: De functionaris die bevoegd is Persoonsgegevens in te voeren, te wijzigen en/of te verwijderen, dan wel van enigerlei uitvoer van de Verwerking kennis te nemen; hiermee worden de clubsecretaris van FOTOGRAFIECLUBBGC, de afdelingssecretaris van afdeling BRABANT OOST, de ledenadministratie van de Fotobond en de Fotobond-secretaris bedoeld;
- Derden: personen en instanties buiten de FOTOGRAFIECLUBBGC;
- Persoonsgegevens: gegevens betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon;
- Verwerking van Persoonsgegevens: elke handeling of geheel van handelingen bedoeld met betrekking tot Persoonsgegevens, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken, verspreiden, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, wissen of vernietigen van gegevens. Iemand, die een naam op een ledenlijst leest Verwerkt dus Persoonsgegevens (Artikel 4 AVG);
- Bestand: elk gestructureerd geheel van Persoonsgegevens, ongeacht of dit geheel van gegevens gecentraliseerd of verspreid is op een functioneel of geografisch bepaalde wijze, dat volgens bepaalde criteria toegankelijk is en betrekking heeft op verschillende personen;
- Leden: Hiermee worden de leden van de FOTOGRAFIECLUB-BGC bedoeld;
- Datalek: Een inbreuk op de beveiliging die per ongeluk of op onrechtmatige wijze leidt tot - of waarbij redelijkerwijs niet uit te sluiten valt dat die kan leiden tot - de vernietiging, het verlies, de wijziging of de ongeoorloofde verstrekking van of de ongeoorloofde toegang tot Persoonsgegevens.
- Fotobond-ledenadministratie. De toepassing op de Fotobond-website en afdelingswebsites, waarmee de Persoonsgegevens van de Leden worden Verwerkt.

Doeleinden
De FOTOGRAFIECLUB-BGC verzamelt of gebruikt uw Persoonsgegevens alleen voor de doeleinden, die worden beschreven in dit Privacyreglement. (Artikel 5 AVG) Dit zijn:
- Activiteiten die, gelet op de doelstelling van de FOTOGRAFIECLUB-BGC, gebruikelijk zijn, zoals inschrijving voor cursussen en wedstrijden;
- Betrokkenen van de juiste contactinformatie voorzien wanneer het gaat om deelname aan of organisatie van activiteiten, die plaatsvinden binnen de FOTOGRAFIECLUB-BGC.
- Het berekenen, vastleggen en innen van contributies en giften, alsmede andere activiteiten van intern beheer;
- Het verzenden van informatie aan Betrokkenen over activiteiten en diensten van de FOTOGRAFIECLUB-BGC en daarmee samenhangende marketingactiviteiten door de FOTOGRAFIECLUBBGC, bijvoorbeeld door middel van nieuwsbrieven en het versturen van bevestigingen bij inschrijving voor activiteiten;
- Het behandelen van geschillen en het doen uitoefenen van controle van de boekhouding.
- Het beschikbaar stellen aan de Leden van een ledenlijst en lijsten van functionarissen, zoals commissies enz.

Rechtmatige grondslag
De FOTOGRAFIECLUB-BGC verwerkt alleen persoonsgegevens indien hiervoor één van de volgende grondslagen van toepassing is: (Artikel 6 AVG)
- Om een verplichting na te komen die in de wet staat;
- Voor de uitvoering van een overeenkomst waar de Betrokkene onderdeel was;
- Om een ernstige bedreiging voor de gezondheid van de Betrokkene te bestrijden;
- Voor de goede vervulling van de taak, die FOTOGRAFIECLUBBGC vervult;
- Wanneer de Betrokkene toestemming heeft gegeven voor een specifieke Verwerking. Dat laatste is doorgaans het geval, maar als bijvoorbeeld iemand tijdens een evenement medische hulp nodig heeft kan het nodig zijn Persoonsgegevens te verstrekken.

Wijze van verwerking
De Verwerking van Persoonsgegevens is alleen toegestaan als dit in overeenstemming is met de Wet en op een zorgvuldige wijze gebeurt. Persoonsgegevens van Leden worden uitsluitend verkregen van de Betrokkene zelf. Betrokkene wordt voorafgaand aan de eerste Verwerking van diens Persoonsgegevens op de hoogte gesteld van die Verwerking en het bestaan en opvraagbaarheid van de ter zake geldende regels. Het nieuwe Lid verleent vooraf, vrijelijk, specifiek, geïnformeerd en ondubbelzinnig toestemming voor de Verwerking van Persoonsgegevens. Persoonsgegevens worden slechts Verwerkt voor zover zij, gelet op de eerdergenoemde doeleinden, toereikend, ter zake dienend en niet bovenmatig zijn. Gegevens over deelname aan activiteiten worden niet langer bewaard dan nodig is voor die activiteit.

Persoonsgegevens
De FOTOGRAFIECLUB-BGC Verwerkt slechts de gegevens van de volgende personen:
- Leden van de FOTOGRAFIECLUB-BGC;
- Personen die de FOTOGRAFIECLUB-BGC om informatie of documentatie hebben verzocht;
- Personen met wie de FOTOGRAFIECLUB-BGC een zakelijke of financiële relatie onderhoudt. Leden worden geregistreerd via de Fotobond-website door het lid en/of de ledenadministratie, hierna te noemen Gebruiker. Hiervoor geldt het Fotobond privacyreglement. In sommige gevallen vindt de Verwerking plaats via het secretariaat van FOTOGRAFIECLUB-BGC.

De Gebruiker voert de volgende verplichte gegevens in op de website van de Fotobond:
- Gebruikersnaam
- Wachtwoord
- Voornaam
- Achternaam
- E-mailadres

Aan de gegevens worden vervolgens een lidnummer, de datum van registratie, de club en afdeling toegevoegd.
- Ingang lidmaatschap
- Einde lidmaatschap
- Lidnummer
- Club
- Afdeling
- Geboortejaar
- Geslacht
- Adres
- Postcode
- Woonplaats
- Telefoonnummer
- Website
- Pasfoto of avatar
- Wedstrijdfoto's / filmpjes
- Winnende foto's / filmpjes

Door de Gebruiker kunnen aan deze gegevens nog worden toegevoegd:
- Bondsonderscheidingen
- Bijzonderheden over het lidmaatschap / rol binnen de organisatie
- Jurylid - Rankingpunten
- Prestatieonderscheidingen
- Contributieplichtig
- Actief

Het Lid krijgt een bevestiging via e-mail en kan daarna inloggen op de Fotobondwebsite. Op de Fotobond-website kan hij – voor zover de website daarop is ingesteld - in zijn profiel al deze gegevens toevoegen, verwijderen of wijzigen, behalve lidnummer, club en afdeling. Zie hiervoor het Fotobond privacyreglement. De Persoonsgegevens van het Lid worden binnen 6 maanden uit de Fotobond-ledenadministratie verwijderd wanneer het lidmaatschap van de FOTOGRAFIECLUB-BGC is beëindigd. Indien de werkzaamheden van de Betrokkene ten behoeve van de FOTOGRAFIECLUB-BGC zijn beëindigd of de transactie met de FOTOGRAFIE-CLUB-BGC is afgehandeld worden gegevens niet langer dan twee jaar bewaard, tenzij de Persoonsgegevens noodzakelijk zijn ter voldoening aan een wettelijke bewaarplicht. Verwijderde gegevens worden vernietigd, tenzij deze nodig zijn voor historisch onderzoek of archivering. In dat geval worden passende maatregelen getroffen om te verzekeren dat de desbetreffende gegevens uitsluitend geanonimiseerd worden verstrekt en uitsluitend voor dat doel worden gebruikt. (Voor de leesbaarheid wordt alleen 'hij' en 'zijn' genoemd, maar wordt ook 'zij' en 'haar' bedoeld.)

Toegang tot en verstrekking van persoonsgegevens
De FOTOGRAFIECLUB-BGC verstrekt geen Persoonsgegevens aan Derden met uitzondering van de afdeling BRABANT OOST en de Fotobond. Afhankelijk van de toegekende permissies hebben de Leden mogelijk toegang tot Persoonsgegevens van Leden, die een functie vervullen binnen de vereniging. De Gebruikers die toegang hebben tot (een deel van) de Persoonsgegevens zijn verplicht tot geheimhouding van de Persoonsgegevens waarvan zij kennisnemen. Persoonsgegevens van Betrokkenen worden uitsluitend verstrekt aan Leden van de Fotobond, in het kader van verenigingsactiviteiten en voor zover deze in overeenstemming zijn met de eerder genoemde doeleinden.

Beveiliging
De Fotobond draagt zorg voor de nodige voorzieningen van fysieke, technische en organisatorische aard ter beveiliging van de Persoonsgegevens, die zijn opgeslagen in de Fotobondledenadministratie, tegen verlies of enige vorm van onrechtmatige Verwerking.
De FOTOGRAFIECLUB-BGC draagt zorg voor de nodige voorzieningen van fysieke, technische en organisatorische aard ter beveiliging van de Persoonsgegevens, die zijn opgeslagen bij het secretariaat van FOTOGRAFIECLUB-BGC, tegen verlies of enige vorm van onrechtmatige Verwerking. Inloggegevens worden via een versleutelde verbinding verzonden over het internet.

Website van FOTOGRAFIECLUB-BGC en Facebookpagina Fotografieclub-BGC
De website en Facebookpagina bevatten fotomateriaal en teksten over o.a. evenementen die FOTOGRAFIECLUB-BGC heeft georganiseerd. Dit kan bestaan uit uitslagen van wedstrijden, gehuldigde personen enz. De FOTOGRAFIECLUB-BGC maakt deze gegevens niet openbaar zonder toestemming van de Betrokkene.

Secure Sockets Layer of SSL, HTTPS
De website van FOTOGRAFIECLUB-BGC maakt gebruik van beveiligde verbindingen (Secure Sockets Layer of SSL, HTTPS) waarmee alle informatie tussen de bezoeker en de website van FOTOGRAFIECLUB-BGC wordt afgeschermd door middel van encryptie. Tussen de Hosting provider en fotografieclub-bgc is een ‘verwerkerovereenkomst’ van kracht die eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van gegevens waarborgt.

Cookies
De website van FOTOGRAFIECLUB-BGC maakt geen gebruik van cookies anders dan die welke nodig zijn voor de goede werking van de website en/of voor het bereiken van de via de website bereikbare social mediadienst ‘Facebook’.

Social Mediadienst ‘Facebook’
Op de website van FOTOGRAFIECLUB-BGC is een knop opgenomen naar de Facebookpagina van FOTOGRAFIECLUBBGC. Deze knop wordt gerealiseerd door code die wordt aangeleverd door Facebook zelf. FOTOGRAFIECLUB-BGC heeft daar geen invloed op. Meer informatie daarover is te raadplegen via het privacybeleid van Facebook om te zien wat zij met jouw persoonsgegevens doen die zij met deze code verwerken.

Rechten van betrokkenen
De Betrokkene heeft de volgende rechten:
• Recht op informatie: Betrokkenen hebben het recht om aan de FOTOGRAFIECLUB-BGC te vragen of zijn/haar Persoonsgegevens worden Verwerkt.
• Inzagerecht: Betrokkenen hebben de mogelijkheid om te controleren of, en op welke manier, zijn/haar Persoonsgegevens worden Verwerkt.
• Correctierecht: Als duidelijk wordt dat de Persoonsgegevens niet kloppen, kan de betrokkene een verzoek indienen bij de FOTOGRAFIECLUB-BGC om dit te corrigeren. Leden hebben toegang tot de eigen Persoonsgegevens na inloggen op de Fotobondwebsite, waar zij gegevens kunnen wijzigen en verwijderen.
• Recht van verzet: Betrokkenen hebben het recht aan de FOTOGRAFIECLUBBGC te vragen om hun Persoonsgegevens niet meer te gebruiken.
• Recht om vergeten te worden: In gevallen waar de Betrokkene toestemming heeft gegeven om Persoonsgegevens te verwerken, heeft de Betrokkene het recht om de Persoonsgegevens te (laten) verwijderen.
• Recht op bezwaar: Betrokkenen hebben het recht om bezwaar aan te maken tegen de Verwerking van zijn/haar Persoonsgegevens. De FOTOGRAFIECLUBBGC zal hieraan voldoen, tenzij er gerechtvaardigde gronden zijn voor de Verwerking.

Links naar websites van derden
Op de website van FOTOGRAFIECLUB-BGC en/of Facebookpagina zijn links naar websites van derden te vinden, zoals andere fotoclubs, fotoplatforms en/of bedrijven. Bezoekers worden na het aanklikken van voornoemde links doorgeleid naar de website van de betreffende Derde. Op het gebruik van dergelijke websites is het privacyreglement van de betreffende Derde van toepassing. De gebruiker van de website dient het privacyreglement van deze Derde te lezen om inzicht te verwerven in hoe deze partij omgaat met zijn Persoonsgegevens. De FOTOGRAFIECLUB-BGC is niet aansprakelijk voor de informatie die door Derden wordt verstrekt, verwerkt, of verzameld tijdens het bezoeken van dergelijke websites.

Datalek
Er is sprake van een datalek, ofwel een inbreuk in verband met persoonsgegevens, als persoonsgegevens in handen vallen van Derden die geen toegang tot die gegevens zouden mogen hebben. Dit wordt gemeld aan de Autoriteit Persoonsgegevens indien het waarschijnlijk is dat de inbreuk een hoog risico inhoudt voor de rechten en vrijheden van natuurlijke personen (artikel 33 AVG). Het bestuur van FOTOGRAFIECLUB-BGC draagt de verantwoordelijkheid voor een zodanig afgeschermd toegangsbeheer dat de kans op datalekken afdoende wordt voorkomen. Bewaarde bestanden bij de secretaris en andere functionarissen van FOTOGRAFIECLUB-BGC worden afdoende beveiligd.

Slotbepalingen
In gevallen waarin het Privacyreglement niet voorziet beslist het bestuur van de FOTOGRAFIECLUB-BGC. Wijzigingen in doel van de Verwerking en in soort van inhoud, gebruik en wijze van verkrijging van de Persoonsgegevens dienen te leiden tot wijziging van dit Privacyreglement. Wijzigingen en aanvullingen van het Privacyreglement worden door de Algemene Ledenvergadering vastgesteld